Закон вимагає від кафе в Польщі двох систем. Перша — каса онлайн (kasa fiskalna online), обов’язкова в гастрономії з 1 січня 2021 року. Друга — доступ до KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних рахунків-фактур), через який з 1 лютого 2026 року всі підприємці отримують рахунки від постачальників. Усе інше, від QR-меню до собівартості страв, власник вибирає сам, і помилитися тут легше, ніж із касою.
Нижче — що обов’язкове, а що ні. І коли вистачає самої каси, а коли окремий сервіс окупається. Терміни KSeF звірено з сайтом Міністерства фінансів ksef.podatki.gov.pl станом на 26 жовтня 2026 року. Податкові деталі саме вашого закладу підтвердьте в бухгалтерки (księgowa): правила й далі змінюються.
Обов’язкове: каса онлайн і KSeF
| З якого дня | Кого стосується | Що |
|---|---|---|
| 1 січня 2021 | стаціонарна гастрономія | продаж споживачам — через касу онлайн |
| 1 лютого 2026 | усі підприємці | отримання рахунків-фактур від постачальників через KSeF |
| 1 лютого 2026 | фірми з продажами понад 200 млн зл. за 2024 рік | виставлення рахунків у KSeF |
| 1 квітня 2026 | решта платників VAT | виставлення рахунків у KSeF, з винятками до кінця 2026 року |
| 1 січня 2027 | усі | винятки закінчуються, починають діяти штрафи за помилки в KSeF |
Рахунки гостям, які не ведуть бізнесу, під обов’язковий KSeF не підпадають. Ідеться про рахунки для фірм: для бухгалтерських бюро, що замовляють кейтеринг, для будівельних бригад, які обідають у вас за рахунок роботодавця.
Два винятки до кінця 2026 року
Від них залежить, коли KSeF насправді дійде до вашого кафе.
Перший виняток стосується каси. До 31 грудня 2026 року рахунки, виставлені з каси, зокрема чек із NIP покупця на суму до 450 зл., можна не передавати в KSeF. Такий чек і так вважається спрощеним рахунком, тож окремий рахунок до нього не виписують.
Другий виняток — ліміт 10 000 зл. на місяць. Його рахують не від усієї виручки, а лише від продажів, задокументованих рахунками-фактурами поза KSeF, разом із податком. Наприклад, кафе з оборотом 150 000 зл. на місяць, яке виставляє фірмам рахунків на 3 000 зл. на місяць, під виняток підпадає. Якщо ж у якомусь місяці ліміт перевищено, з рахунку, яким його перевищили, усе йде через KSeF.
Висновок для типового кафе з залом: гості отримують чек, фірми отримують рахунок із каси, і до кінця 2026 року KSeF для ваших продажів не потрібен. Не працює це, якщо рахунки фірмам виписує окрема бухгалтерська програма на суму понад 10 000 зл. на місяць: тоді обов’язок діє з 1 квітня 2026 року.
Каса: дві ставки VAT в одному чеку
Каса онлайн сама передає дані про продажі в Центральне сховище кас (Centralne Repozytorium Kas), без участі власника. Помилку, яку вона не виправить, робить людина: неправильну ставку VAT у позиції. Гастрономічна послуга оподатковується за ставкою 8 %, а кава, чай, напої на їхній основі, мінеральна вода, газовані напої й алкоголь — за 23 %, навіть якщо їх подають разом з обідом. Якщо весь чек пробито за 8 %, податкова під час перевірки може донарахувати різницю за минулі періоди.
Тому касу налаштовує людина, яка знає ваш асортимент, а не лише модель апарата. Новий напій у меню — привід того ж дня перевірити його ставку в касі.
KSeF: що зміниться для кафе з 2027 року
Гість за столиком і далі отримує звичайний чек. Змінюється обслуговування фірм. З 1 січня 2027 року чек із NIP перестає бути спрощеним рахунком, а рахунок фірмі за продаж, пробитий через касу онлайн, треба виставляти в KSeF. Тоді ж закінчується відстрочка штрафів: на сайті Міністерства фінансів прямо написано, що «kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.».
До кінця року з’ясуйте в бухгалтерки два питання: хто у вас виставлятиме рахунки фірмам і чи вміє ваша каса або програма продажів передавати їх у KSeF. Інші питання цієї статті можна відкласти, ці два — ні.
Користь від KSeF є і для кухні. Кожен рахунок від гуртовні чи пекарні, виставлений через систему, приходить у структурованому форматі FA(3): назва товару, кількість, одиниця й ціна лежать в окремих полях. Подорожчання масла на 15 % видно в першому ж рахунку, і з таких даних собівартість страви рахується без ручного введення. Користі немає, якщо продукти купують за готівку на ринку без рахунку: тоді системі нічого передавати.
Необов’язкове: 4 задачі, які розв’язує програма
| Задача | Де розв’язувати | Коли окремий сервіс не потрібен |
|---|---|---|
| Меню з цінами, вагою порцій і алергенами | QR-меню | 15 позицій, які роками не змінюються |
| Замовлення навинос і з доставкою | портали або власні замовлення з меню | доставки немає й не планується |
| Бронювання столиків | телефон, зошит або система бронювань | менше 10 бронювань на тиждень |
| Собівартість страв | таблиця, каса зі складом або окрема програма | меню з 10 страв, ціни постачальників стабільні |
Меню стоїть першим не випадково: його перевіряють і Sanepid (санітарна інспекція), і Inspekcja Handlowa (торговельна інспекція). Потрібні 14 алергенів, ціна й вага в кожної позиції, польська мова. Що саме вимагає закон, розібрано в статті про QR-меню для кафе в Польщі.
Із замовленнями рішення грошове. Портали беруть із замовлення від 14 до 30 % і більше, власні замовлення коштують фіксовану підписку. Де проходить межа, пораховано в статті про комісії Pyszne, Glovo, Wolt і Uber Eats.
Собівартість окупається найшвидше, а відкладають її найдовше. Кухар знає рецепт, але рідко знає, скільки коштує порція żurku після того, як ковбаса подорожчала на 20 %. Ціну в меню ніхто не змінює, і маржа тане місяцями. Як порахувати фудкост на кількох стравах, щоб побачити масштаб, ми показали в статті як розрахувати фудкост.
Один комбайн чи каса плюс сервіси
Польські касові системи продають модулі. У Papu.io є замовлення, портали й склад, у Dotykačka — склад і бронювання, у POSbistro меню й QR-код ідуть платними модулями. Це зручно, коли все потрібне в касі вже є й працює.
Найгірше — дві системи з подвійним введенням. Ціна змінилася в касі, а в меню лишилася стара. Страва на кухні закінчилася, а її далі замовляють онлайн. Якщо сервіс меню не пов’язаний із касою, хтось має щоразу правити обидва місця, і за місяць вони розходяться.
Звідси правило: окремий сервіс виправданий, якщо він закриває задачу, якої в касі немає або яка там зроблена погано, а даних для подвійного введення небагато. Правило не працює для мережі з 3 і більше точок зі спільною касою й складом. Там зв’язок із касою важливіший за зручність меню, і вибір починається з питання, які інтеграції має ваша каса. Що з чим з’єднується у Poster, iiko та r_keeper, ми розібрали в статті про QR-меню для Poster, iiko і r_keeper.
Що робить WMenu і чого не робить
WMenu — не каса й не бухгалтерська програма. Ми не друкуємо фіскальних чеків, не виставляємо рахунків у KSeF, не ведемо облік і зарплати. Продажі й далі фіксує ваша каса онлайн.
Що робить програма для ресторану WMenu:
- QR-меню з алергенами в кожної страви, ціною й вагою, польською та з автоперекладом на 80+ мов;
- собівартість у тарифі Standard: продукти за цінами накладних (файл FA XML, фото або PDF), техкарти й перерахунок усіх страв, коли змінюється ціна продукту;
- бронювання, лист очікування й події в тарифі Pro;
- замовлення з меню за столиком, навинос і з доставкою в тарифі Premium, без комісії WMenu із замовлення;
- інтеграція з касою Poster у тарифі Premium: меню підтягується з каси, замовлення з WMenu надходять у касу вашої точки, залишки складу не передаються.
З іншими касами, зокрема з iiko та r_keeper, інтеграції немає. Онлайн-оплата карткою не знімає питання чека: як фіскалізувати замовлення, оплачені через меню, вирішує ваша бухгалтерка. Що входить у кожен тариф, дивіться на сторінці тарифів.
Часті запитання
Чи потрібна кафе каса онлайн, якщо гості платять лише карткою?
Так. Оплата карткою не скасовує фіскального чека: продаж споживачеві фіксують у касі онлайн. Картка — спосіб оплати, а не заміна каси.
Ми не виставляємо рахунків фірмам. KSeF нас не стосується?
Стосується з боку закупівель. З 1 лютого 2026 року всі підприємці отримують рахунки від постачальників через KSeF, тож доступ до системи потрібен навіть кафе, яке продає тільки за чеками.
З якої дати кафе виставляє рахунки в KSeF?
Формально з 1 квітня 2026 року. Але до кінця 2026 року рахунки з каси та рахунки на суму до 10 000 зл. на місяць можна виставляти поза KSeF, тому для кафе, яке виписує фірмам рахунки з каси, реальна дата — 1 січня 2027 року.
Чи може WMenu замінити касу?
Ні. WMenu не друкує фіскальних чеків і не виставляє рахунків. Він працює поруч із касою: меню, замовлення, бронювання й собівартість.
