KSeF у кафе в Польщі: чек із NIP, рахунки фірмам і постачальникам

З 1 лютого 2026 року кожна фірма в Польщі отримує рахунки від постачальників через KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних рахунків-фактур). Тож доступ до неї потрібен і кафе, яке жодного разу не виставляло рахунку фірмі. Гість за столиком і далі отримує звичайний фіскальний чек (paragon): KSeF стосується рахунків-фактур (faktura), а продаж споживачам, як і раніше, фіксує каса онлайн.

Нижче — що вже діє, що зміниться з 1 січня 2027 року і де KSeF дає кухні корисні дані. Терміни й винятки звірено з ksef.podatki.gov.pl, сайтом Міністерства фінансів, станом на 26 жовтня 2026 року. Рішення для своєї фірми ухвалюйте разом із бухгалтеркою (księgowa): правила ще змінюються.

Три види документів у кафе

Плутанина починається, коли ці три потоки обговорюють як один. Касир чує «тепер усе через KSeF» і пише рахунок до кожного чека. Власник вирішує, що KSeF — справа бухгалтерки, і сам не бачить рахунків, з яких рахується собівартість. Обидві помилки коштують грошей.

Терміни: що вже діє і що почнеться 2027 року

Кафе з залом у другий рядок не потрапляє: 200 млн зл. продажів за рік — масштаб великої мережі, а не закладу на одній вулиці. Ваша формальна дата — 1 квітня 2026 року. Реальну зміну відсувають два винятки.

Чек із NIP до 450 зл.

Перший виняток стосується каси. До 31 грудня 2026 року рахунки, виставлені з каси, можна не передавати в KSeF. Paragon із NIP покупця (польським податковим номером фірми) на суму до 450 зл. до кінця року вважається спрощеним рахунком (faktura uproszczona). Окремий рахунок до такого чека не виписують: той самий продаж був би задокументований двічі, а бухгалтерка фірми-гостя отримала б два документи на один обід.

Одне правило діє з 2020 року, і касири забувають його найчастіше. За ст. 106b п. 5 ustawy o VAT фірмі рахунок до продажу з каси виставляють, лише якщо її NIP є в чеку. Пробили чек без NIP, а гість потім просить рахунок на фірму — такого рахунку вже не виставиш. Питання «рахунок на фірму потрібен?» ставлять до того, як пробити чек.

Найгірша пам’ятка на касі — «на все понад 450 зл. пишемо рахунок у бухгалтерській програмі». До кінця 2026 року рахунок фірмі можна виставити з каси, і в KSeF він не мусить потрапляти. Рахунок із програми рахується в ліміт, про який наступний розділ.

Ліміт 10 000 зл.: що в нього входить

Другий виняток часто переказують неправильно, зокрема в польських статтях: ніби кафе з виручкою понад 10 000 зл. на місяць уже мусить виставляти рахунки в KSeF. Ліміт рахують не від усієї виручки. У нього входять лише продажі, задокументовані рахунками поза KSeF, разом із податком. Чеки гостям у цю суму не входять.

Приклад. Кафе у Вроцлаві має 120 000 зл. обороту на місяць. Офісу поруч воно возить кейтеринг і щомісяця виписує йому рахунки в бухгалтерській програмі на 6 000 зл. брутто. Ліміт не перевищено, тож до кінця 2026 року ці рахунки можна виставляти поза KSeF. У грудні додаються три корпоративні вечері на 9 000 зл., разом 15 000 зл. Рахунок, яким суму перевищено, і всі наступні вже йдуть через KSeF.

Виняток не допоможе кафе, яке живе з кейтерингу для фірм і виписує рахунків на десятки тисяч злотих на місяць. Для нього обов’язок діє з 1 квітня 2026 року, і програма, що виставляє рахунки, мала бути підключена до KSeF ще навесні.

Рахунки від постачальників

Постачальник, на якого поширюється обов’язок, виставляє вам рахунок у KSeF. Обов’язковий документ — саме той, що в системі. Роздруківка, яку водій привіз разом із товаром, — лише його візуалізація, копія. Якщо кухня складає паперові рахунки в теку як єдине джерело, то після першого коригувального рахунку (faktura korygująca) бухгалтерка бачить одну ціну, а кухня — іншу.

Не кожен постачальник уже в KSeF. До кінця 2026 року малий постачальник може виставляти рахунки з каси або поза системою в межах свого ліміту 10 000 зл. на місяць. Такий рахунок доведеться ввести вручну.

Доступ налаштовують в Aplikacja Podatnika KSeF, державному застосунку Міністерства фінансів. Власник входить туди й надає права бухгалтерці або програмі. Програма отримує токен лише з потрібними правами: щоб завантажувати рахунки, вистачить права на перегляд. Два сервіси, які завантажують ті самі рахунки, не проблема, доки ніхто не проводить їх у бухгалтерії двічі.

Рахунки як джерело собівартості

Рахунок у KSeF приходить у структурованому форматі FA(3). Назва товару, кількість, одиниця виміру й ціна нетто лежать в окремих полях, тож його не треба передруковувати чи розпізнавати зі скану. Коли масло дорожчає на 15%, рахунок показує це того ж дня. Скільки через це тепер коштує порція вареників, ніхто не рахує.

Цю роботу можна віддати програмі. У собівартості WMenu (тариф Standard) рахунок постачальника завантажують файлом FA XML, фото чи PDF. Ціни продуктів беруться з рахунків, і зміна ціни продукту перераховує всі страви з ним; про подорожчання панель попереджає банером. Тарифи порівняно на сторінці цін, а одну страву без реєстрації можна порахувати в калькуляторі собівартості. Як скласти техкарту з урахуванням відходів, ми розібрали в статті про те, як порахувати собівартість страви.

Користі не буде, якщо більшість продуктів ви купуєте за готівку на ринку чи в магазині без рахунку VAT. Тоді в KSeF просто нічого немає.

WMenu не виставляє рахунків і не замінює касу. Продажі гостям і далі фіксує каса онлайн, рахунки фірмам — каса або бухгалтерська програма.

Що зробити до 31 грудня 2026 року

1. З’ясуйте, хто має доступ до KSeF і з якими правами: власник, бухгалтерка, програми. Токен для програми, яка лише завантажує рахунки, — тільки на перегляд.
2. Запитайте постачальника каси, як із 1 січня 2027 року каса чи програма продажів виставлятиме в KSeF рахунок фірмі до продажу з NIP. У польських коментарях для такого рахунку згадують позначку FP; точний порядок підтвердьте з бухгалтеркою.
3. Порахуйте рахунки поза KSeF за останні місяці. Місяць, у якому набралося понад 10 000 зл. брутто, означає, що виняток для вас уже закінчився.
4. Оновіть пам’ятку для касирів: NIP питаємо до чека, окремого рахунку до чека з NIP до 450 зл. не пишемо.
5. Призначте людину, яка звіряє рахунок постачальника з поставкою: кількість, вагу, ціну. Розбіжність, помічену в день поставки, виправити простіше, ніж через місяць.

Штрафи за помилки в KSeF відстрочено до 1 січня 2027 року. Це час помилитися й виправитися без санкцій, а не причина відкладати перші три пункти на грудень.

Якщо ви тільки відкриваєте заклад, інші обов’язкові кроки — касу онлайн, Sanepid, дозвіл на алкоголь — ми зібрали в статті як відкрити кафе в Польщі. Які програми потрібні кафе, крім каси, розібрано в статті про програму для ресторану в Польщі.

Часті запитання

Чи потрібен KSeF кафе, яке не виставляє рахунків фірмам?

Так, з боку закупівель. З 1 лютого 2026 року всі підприємці отримують рахунки від постачальників через KSeF, тож доступ до системи потрібен навіть кафе, яке продає тільки за чеками.

Гість отримав чек без NIP і потім просить рахунок на фірму. Що робити?

Відмовити. Рахунок фірмі до продажу з каси виставляють, лише якщо NIP покупця вказано в чеку. Щоб такі розмови не виникали, касир питає про рахунок на фірму до того, як пробити чек.

Постачальник і далі привозить паперовий рахунок. Цього досить?

Залежить від постачальника. Якщо він виставляє рахунки в KSeF, обов’язковий документ лежить у системі, а папір — лише копія. До кінця 2026 року малий постачальник ще може виставляти рахунки поза KSeF, з каси або в межах ліміту 10 000 зл. на місяць, і такий рахунок вводять вручну.

Чи виставляє WMenu рахунки в KSeF?

Ні. WMenu не виставляє рахунків і не фіксує продажів, це робить ваша каса онлайн або бухгалтерська програма. У тарифі Standard WMenu бере рахунки постачальників у форматі FA XML, фото чи PDF, щоб рахувати собівартість страв.