Як відкрити кафе в Польщі: покроково для українців

Щоб відкрити бізнес в Польщі у форматі кафе, потрібні 5 речей, без яких не можна продати першу каву: зареєстрована фірма, приміщення з правильним призначенням, затвердження санепіду, каса онлайн і, якщо наливаєте пиво чи вино, дозвіл гміни. Ця інструкція — про бізнес в Польщі для українців: чим замінити відкриття ФОП в Польщі, які строки ставить закон і де найчастіше втрачають гроші ще до відкриття. Норми звірено з текстами законів і сторінками biznes.gov.pl 26 жовтня 2026 року.

Це не юридична консультація. Правила для громадян України у 2026 році вже змінювалися і можуть змінитися знову, тож перед кожним кроком перевіряйте актуальні вимоги на biznes.gov.pl, в urzędzie або у своєї księgowej (бухгалтерки).

Порядок кроків і строки за законом

Найдовший шлях тут — приміщення. Якщо колишній магазин чи офіс треба переводити під кухню, 30 днів на sprzeciw ідуть ще до того, як санепід побачить вашу мийку. Тому приміщення перевіряють першим, а договір оренди підписують, коли відповіді вже є.

ФОП, JDG чи spółka z o.o.

ФОП — українська форма. Польська податкова, ZUS і санепід працюють з польським підприємцем, тож для кафе в Польщі реєструють польську форму. Найближчий аналог ФОП — JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, одноосібна господарська діяльність). Її реєструють у CEIDG безкоштовно, і одна заява CEIDG-1 одразу дає NIP, REGON, реєстрацію в ZUS і податковій.

У заяві вказують код діяльності за PKD 2025. Для кафе з їжею це 56.11.Z «Restauracje», для закладу, що подає лише напої, — 56.30.Z «Podawanie napojów». Kawiarnie в поясненнях до класифікації згадано в обох підкласах, тож вибір залежить від того, чи подаєте ви їжу. Старий код 56.10.A із довідників до 2025 року замінено на 56.11.Z.

Spółka z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю) потребує статутного капіталу від 5 000 зл. Реєстрація через S24 коштує 250 зл. судового збору плюс 100 зл. за оголошення в Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Далі — повна бухгалтерія, CIT 9% для малого платника або 19%, і ще 19% податку з дивідендів, коли гроші виходять до власника. Учасники відповідають за борги товариства лише внесками, але члени правління відповідають солідарно, якщо стягнення з самої spółki виявилося безрезультатним.

Для одного власника, який відкриває кав’ярню на 30 місць, spółka на старті — гірший вибір: подвійне оподаткування і дорожча бухгалтерія з’їдають більше, ніж дає обмежена відповідальність, а членів правління вона від боргів захищає не повністю. Spółka виграє в трьох ситуаціях: у кафе 2 або більше власників, є інвестор, або JDG вам недоступна. Остання ситуація для українців тепер реальна.

Хто з українців може відкрити JDG після 5 березня 2026 року

До 4 березня 2026 року будь-який громадянин України, який легально перебував у Польщі, міг зареєструвати JDG на тих самих умовах, що й поляки (ст. 23 п. 1 закону про допомогу громадянам України). З 5 березня 2026 року це право мають ті, хто має PESEL зі статусом UKR, або ті, чий документ на перебування дозволяє вести бізнес на рівних із поляками: дозвіл на постійне проживання, статус довгострокового резидента ЄС, Karta Polaka. Тимчасовий захист у ЄС продовжено до 4 березня 2028 року виконавчим рішенням Ради ЄС 2026/1912 від 30 липня 2026 року. З 5 серпня 2026 року нових заявників беруть під захист лише за умови виконання військових обов’язків в Україні; на тих, хто мав захист станом на 4 серпня 2026 року й не втрачав його, це не поширюється (UDSC). До якої дати діє легальне перебування саме з PESEL UKR за польським законом, звіряйте на сайті UDSC. Подати заяву на карту CUKR, яка дає право вести бізнес як громадянин Польщі, можна з 4 травня 2026 до 4 березня 2027 року.

Без PESEL UKR і з дозволом на тимчасове перебування та роботу JDG відкрити не можна. Заснувати spółkę z o.o. і внести її до KRS громадянин України може. Чи можна при цьому самому працювати в кафе, залежить від вашого документа на перебування, і це питання до юриста з міграційного права.

Якщо JDG зареєстрована до 5 березня 2026 року, вона працює далі, поки ваше перебування легальне. Коли воно перестає бути легальним, міністр, відповідальний за економіку, виключає запис із CEIDG адміністративним рішенням.

Податок і ZUS у 2026 році

Для JDG є 3 форми податку: загальна шкала, лінійний податок 19% і ryczałt (податок із виручки, а не з прибутку). Ставка ryczałtu для гастрономії — 3%, для продажу напоїв міцніше за 1,5% — 8,5% (ст. 12 п. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

3% виглядають найдешевше, але вони беруться з виручки. Візьмімо кафе з виручкою 40 000 зл. на місяць і прибутком 4 000 зл., тобто 10%. Ryczałt дає 1 200 зл. податку, лінійний — 760 зл. Межа, де вони рівні, — рентабельність близько 16% (3 ÷ 19). Розрахунок без внеску на здоров’я, який у кожної форми свій. Ryczałt вигідніший, коли рентабельність стабільно вища за 16%, наприклад у кав’ярні у власному приміщенні. У місяці зі збитком він однаково нараховується.

ZUS для нової JDG іде трьома етапами, і всі суми нижче — з biznes.gov.pl на 2026 рік:

Обидві пільги діють, якщо ви відкриваєте діяльність уперше або через 60 місяців після останнього зупинення чи закриття, і не працюєте на колишнього роботодавця, у якого цього або минулого року виконували ту саму роботу за трудовим договором (для ulgi na start — ст. 18 Prawa przedsiębiorców). Якщо ви мали ФОП в Україні, спитайте ZUS, чи впливає це на пільгу. Ціна ulgi na start теж є: 6 місяців без соціальних внесків означають 6 місяців без лікарняних. Для власника, який сам стоїть за кавомашиною, це реальний ризик.

Приміщення: перевірте до підпису договору

Найдорожча помилка — підписати оренду на 5 років, а потім з’ясувати, що з цим приміщенням кафе не відкрити. Ст. 71 Prawa budowlanego вважає зміною призначення будь-яку нову діяльність, що змінює умови пожежної безпеки, санітарні чи гігієнічні. Колишній офіс, у якому з’являються плита й витяжка, найімовірніше під це правило підпадає. До zgłoszenia додають технічну експертизу особи з будівельними повноваженнями, а якщо змінюються умови пожежної безпеки, — ще й експертизу rzeczoznawcy з протипожежного захисту.

Перед підписом зробіть 3 перевірки. Спитайте в starostwie або urzędzie miasta, яке призначення приміщення записане зараз. Подивіться, чи гміна має вільні дозволи на алкоголь для цієї адреси: rada gminy встановлює їх максимальну кількість окремо для продажу на місці та навинос (ст. 12 ustawy o wychowaniu w trzeźwości). Якщо кафе буде в житловому багатоквартирному будинку, а ви плануєте алкоголь, потрібна згода власника або керуючого будинком (ст. 18 п. 6 тієї ж ustawy).

Якщо переймаєте діючу кав’ярню, частина цих питань знімається, але не всі. З 5 листопада 2025 року новий власник закладу подає до санепіду заяву про зміну в реєстрі протягом 30 днів від початку роботи (ст. 64 п. 1b ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia). Чи вистачить цього без нового затвердження саме у вашому випадку, спитайте у своїй PSSE до підпису договору.

Санепід: затвердження, а не повідомлення

Заяву про затвердження закладу і внесення до реєстру (wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru zakładów) подають у PSSE за адресою кафе щонайменше за 14 днів до початку роботи (ст. 64 п. 1 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia). Поширена думка «це просто реєстрація» для кафе хибна. Ст. 63 п. 1 дозволяє починати роботу після затвердження або умовного затвердження, а гастрономії немає в переліку винятків, яким вистачає самого запису. Перед рішенням інспектор приходить і дивиться приміщення. Робота без заяви — штраф від 1 000 до 5 000 зл. (ст. 103 п. 1 пункт 4 і п. 2).

Кожен, хто працює з їжею, має до першого робочого дня отримати orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych — висновок лікаря про відсутність протипоказань (ст. 59 п. 2). Процедури за принципами HACCP вимагає ст. 5 регламенту ЄС 852/2004 від будь-якого закладу, навіть кав’ярні з тортами з кондитерської. Що саме дивиться інспектор, які журнали вести і які штрафи загрожують, ми розібрали в статті про санепід у кафе в Польщі. Друковані листи для журналів температур, миття і приймання поставок з назвою вашого закладу безкоштовно складає генератор журналів HACCP.

Алергени — частина тієї ж перевірки. Регламент 1169/2011 робить інформацію про 14 алергенів обов’язковою і для їжі без упаковки (ст. 9 п. 1 літера c і ст. 44). § 19 розпорядження Міністра сільського господарства і розвитку села від 23 грудня 2014 року вимагає давати склад у місці продажу так, щоб гість мав до нього прямий доступ: на табличці або в інший спосіб. Лише усна відповідь офіціанта цю вимогу не закриває. Таблицю для залу можна зібрати в генераторі таблиці алергенів, а як позначати алергени в меню, пояснює стаття про алергени в меню.

Каса онлайн з першого продажу

Польський закон дозволяє багатьом малим фірмам не мати каси, поки продаж фізичним особам не перевищив 20 000 зл. на рік. На кафе це звільнення не поширюється: § 4 п. 1 пункт 2 літера i розпорядження Міністра фінансів від 17 грудня 2024 року прямо виключає послуги харчування в стаціонарних закладах. Каса потрібна з першої кави, і стосується це й кави навинос з вашої стійки.

Тип каси теж визначено. Старі каси з паперовою або електронною копією гастрономія могла використовувати лише до 30 червня 2020 року (ст. 145b ustawy o VAT), тож сьогодні — тільки каса онлайн, яка передає дані до Centralnego Repozytorium Kas. Paragon видають з кожного продажу (ст. 111 п. 3a). Хто має обов’язок касу, той мусить приймати й оплату карткою (ст. 19a Prawa przedsiębiorców).

На купівлю кожної каси є відрахування 90% ціни нетто, але не більше 700 зл., якщо касу куплено не пізніше 6 місяців від початку обліку (ст. 111 п. 4 ustawy o VAT). Звільнення від VAT до 240 000 зл. продажу на рік (ст. 113 п. 1) стосується податку, а не каси: кафе без VAT однаково пробиває paragon. Фактури для фірм, наприклад за корпоративний обід, з 1 квітня 2026 року виставляють у KSeF; до кінця 2026 року від цього звільнені платники, у яких продаж за фактурами не перевищує 10 000 зл. брутто на місяць.

Алкоголь: дозвіл гміни

Пиво, вино чи коктейлі продають лише з дозволом (zezwolenie), який видає wójt, burmistrz або prezydent miasta за адресою кафе (ст. 18 п. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi). Дозволів 3 види, і кожен оплачують окремо, у рік отримання — пропорційно до строку:

Коли річний продаж певного виду перевищить 37 500 зл. (для C — 77 000 зл.), плата наступного року становить 1,4% від цього продажу (для C — 2,7%). Дозвіл на продаж для споживання на місці видають щонайменше на 4 роки.

До заяви додають документ про право на приміщення і рішення санепіду про затвердження закладу (ст. 18 п. 6). Алкоголь — останній крок, а не перший. Потрібна ще позитивна думка gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych; з 1 січня 2027 року в неї буде 30 днів, а мовчання вважатиметься позитивною думкою.

Для кав’ярні вистачає A і B. C має сенс, коли коктейлі й міцні напої дають помітну частку виручки: щоб покрити 2 100 зл. на рік при маржі 15 зл. на коктейлі, треба продати 140 коктейлів. Для бару ця логіка не працює, там C — основа.

Меню і присутність онлайн

Меню польською обов’язкове: ст. 7a ustawy o języku polskim поширює вимогу польської мови на назви товарів і послуг та пропозиції для споживачів, а іншомовний опис має йти разом із польським. Українська версія поруч дозволена і корисна, якщо серед гостей багато українців. Меню лише українською — порушення, навіть якщо ваші гості його розуміють.

Гість має бачити ціни й алергени до замовлення, а меню на картці Google має збігатися з тим, що в залі. Як це скласти в QR-меню і що перевіряє Inspekcja Handlowa, ми розповіли в статті про QR-меню для кафе в Польщі.

Де допомагає WMenu

WMenu закриває частину списку, що стосується меню. QR-меню показує 14 алергенів ЄС біля кожної страви на всіх тарифах, а мов можна додати скільки завгодно, від тарифу Basic: польську як основну й українську поруч. Безкоштовного тарифу в Польщі немає. Замовлення до столика, самовивіз і доставка — у тарифі Premium; порівняння тарифів — на сторінці цін.

Генератор журналів HACCP і генератор таблиці алергенів безкоштовні. WMenu не каса і paragonów не друкує. Каса онлайн потрібна вам у будь-якому разі. Як скласти систему з меню, замовлень і каси, розбирає стаття про програму для ресторану в Польщі.

Часті запитання

Чи можна відкрити кафе в Польщі на український ФОП?

Ні. Для роботи кафе в Польщі реєструють польську форму: JDG у CEIDG або spółkę z o.o. у KRS. ФОП в Україні від цього не закривається, але в Польщі він податки, ZUS і санепід не замінює.

Скільки часу займає відкриття кафе?

Закон дає мінімуми, а не гарантії. Заяву до санепіду подають щонайменше за 14 днів до старту, а працювати можна лише після затвердження. Якщо приміщення треба переводити під гастрономію, додайте 30 днів на можливий sprzeciw. Дозвіл на алкоголь подають уже з рішенням санепіду.

Чи потрібна каса, якщо продаю тільки каву навинос?

Так, якщо продаєте зі стаціонарного закладу. Звільнення до 20 000 зл. на рік не поширюється на послуги харчування в стаціонарних закладах, і каса має бути онлайн.

Чи може українець без PESEL UKR відкрити кафе?

JDG — лише з документом, який дозволяє вести бізнес на рівних із поляками, наприклад з дозволом на постійне проживання або статусом довгострокового резидента ЄС. Spółkę z o.o. громадянин України заснувати може, але право самому працювати в ній залежить від документа на перебування.

Що перевірити до підписання оренди приміщення під кафе?

З’ясуйте поточне призначення приміщення та потребу в його зміні у відповідному місцевому органі. Якщо плануєте алкоголь, окремо перевірте можливість отримати дозвіл для цієї адреси й потрібні погодження; для колишньої кав’ярні уточніть у PSSE порядок зміни власника, а не припускайте автоматичний перехід усіх документів.

Чому не варто обирати форму оподаткування лише за найнижчим відсотком?

Податок із виручки та податок із доходу мають різну базу: низька ставка не обов’язково означає меншу суму до сплати. Попросіть бухгалтера порівняти варіанти на прогнозі виручки й витрат кафе, врахувавши внески на здоров’я, доступні пільги та чинні правила для вашого статусу.

Чи замінює WMenu касу та документи для відкриття кафе?

Ні, сервіс меню не замінює касу, затвердження санепіду або дозвіл на алкоголь. Розділіть ці завдання в плані запуску, а функції замовлень і мов перевірте за актуальним тарифом для Польщі: можливість показувати меню не означає автоматичної наявності всіх інших функцій.