Законом польскому кафе в 2026 году нужны две системы: касса онлайн, обязательная в общепите с 1 января 2021 года, и доступ к KSeF, через который с 1 февраля 2026 года приходят счета от поставщиков, а с 1 апреля 2026 года большинство заведений выставляет свои. Всё остальное, от QR-меню до себестоимости блюд, владелец выбирает сам, и ошибиться здесь проще, чем с кассой.
Эта статья разделяет обязательное и необязательное и объясняет, когда хватает одной кассы, а когда отдельный сервис окупается. Сроки KSeF проверены по публикациям 26 октября 2026 года. Налоговые детали вашего заведения стоит подтвердить у бухгалтера (księgowa): правила продолжают меняться.
Обязательное: касса онлайн и KSeF
| С какого дня | Кого касается | Что |
|---|---|---|
| 1 января 2021 | стационарный общепит | продажи потребителям — через кассу онлайн (kasa fiskalna online) |
| 1 февраля 2026 | все предприниматели | приём счетов-фактур от поставщиков через KSeF |
| 1 апреля 2026 | плательщики VAT, кроме самых маленьких | выставление счетов-фактур в KSeF |
| 1 января 2027 | фирмы с продажами до 10 тыс. зл. в месяц | выставление счетов в KSeF |
| 1 января 2027 | все | чек с NIP покупателя перестаёт быть упрощённым счётом |
Кафе с залом почти всегда продаёт больше 10 тыс. зл. в месяц, поэтому для него KSeF начался с апреля 2026 года, а не с 2027-го.
Касса: две ставки VAT в одном чеке
Касса онлайн передаёт данные о продажах в Центральное хранилище (Centralne Repozytorium Kas) сама, без участия владельца. Ошибка, которую она не исправит, — неправильная ставка VAT у позиции. Услуга общепита облагается по ставке 8 %, а кофе, чай, алкоголь и минеральная вода — по 23 %, даже если их подают вместе с обедом. Если весь чек пробит по 8 %, при проверке налоговая может доначислить разницу за прошлые периоды.
Поэтому кассу настраивает человек, который понимает ваш ассортимент, а не только модель аппарата. Новый напиток в меню — повод проверить его ставку в кассе в тот же день.
KSeF: что меняется для кафе
Гость за столиком по-прежнему получает обычный чек, KSeF его не касается. Меняется обслуживание фирм. До 31 декабря 2026 года чек с NIP покупателя на сумму до 450 зл. брутто остаётся упрощённым счётом и в KSeF не идёт; выписывать к нему ещё и отдельный счёт — ошибка, продажа задвоится. С 1 января 2027 года такой чек перестаёт быть счётом, и для фирмы понадобится счёт в KSeF.
Санкции за счёт, выставленный мимо KSeF, по действующим правилам начинаются с 1 января 2027 года, но перенос сроков обсуждался не раз. Это единственный пункт статьи, который надо до конца года проверить у бухгалтера, вместе с вопросом, умеют ли ваша касса и программа продаж выставлять такие счета.
Есть у KSeF и польза для кухни. Каждый счёт от оптовика или пекарни, выставленный через систему, приходит в структурированном формате FA(3): название товара, количество, единица и цена лежат в отдельных полях. Подорожание масла на 15 % видно в первом же счёте, и из таких данных себестоимость блюда считается без ручного ввода. Пользы нет, если продукты покупаются за наличные на рынке без счёта: тогда системе нечего передать.
Необязательное: 4 задачи, которые решает программа
| Задача | Где решать | Когда отдельный сервис не нужен |
|---|---|---|
| Меню с ценами, граммовкой и аллергенами | QR-меню | 15 позиций, которые не меняются годами |
| Заказы навынос и с доставкой | порталы или свои заказы из меню | доставки нет и не планируется |
| Брони столиков | телефон, тетрадь или система броней | меньше 10 броней в неделю |
| Себестоимость блюд | таблица, касса со складом или отдельная программа | меню из 10 блюд, цены поставщиков стабильны |
Меню здесь стоит первым не случайно. Польское меню проверяют и Sanepid, и Inspekcja Handlowa: 14 аллергенов, цена и граммовка у каждой позиции, польский язык. Что именно требуется, разобрано в статье о QR-меню в Польше.
С заказами решение денежное. Порталы берут с заказа от 14 до 30 % и больше, свои заказы стоят фиксированную подписку. Где проходит граница, посчитано в статье о комиссиях Pyszne, Glovo, Wolt и Uber Eats.
Себестоимость окупается быстрее всего и откладывается дольше всего. Повар знает рецепт, но редко знает, сколько стоит порция żurku после того, как колбаса подорожала на 20 %. Цену в меню при этом никто не меняет, и маржа уходит месяцами.
Один комбайн или касса плюс сервисы
Польские кассовые системы продают модули: у Papu.io есть заказы, порталы и склад, у Dotykačka — склад и брони, у POSbistro меню и QR идут платными модулями. Это удобно, когда всё нужное в кассе уже есть и работает.
Хуже всего — две системы с двойным вводом. Цена меняется в кассе, а в меню остаётся старая; блюдо закончилось на кухне, но его продолжают заказывать онлайн. Если сервис меню не связан с кассой, кто-то должен каждый раз править оба места, и через месяц они расходятся.
Отсюда правило: отдельный сервис оправдан, если он закрывает задачу, которой в кассе нет или которая там сделана плохо, а данных для двойного ввода немного. Правило не работает для сети из 3 и больше точек с общей кассой и складом: там связь с кассой важнее удобства меню, и решение начинается с вопроса, какие интеграции есть у вашей кассы.
Что делает WMenu и чего не делает
WMenu не касса и не бухгалтерская программа. Мы не печатаем фискальные чеки, не выставляем счета в KSeF, не ведём учёт и зарплаты. Продажи по-прежнему фиксирует ваша касса онлайн.
Что делает программа для ресторана WMenu:
- QR-меню с аллергенами у каждого блюда, ценой и граммовкой, на польском и с автопереводом на 80+ языков;
- себестоимость в тарифе Standard: продукты по ценам накладных, техкарты и пересчёт всех блюд при изменении цены продукта;
- брони, лист ожидания и события в тарифе Pro;
- заказы из меню за столиком, навынос и с доставкой в тарифе Premium, без комиссии WMenu с заказа;
- интеграция с кассой Poster в тарифе Premium: меню подтягивается из кассы, заказы уходят в неё.
Оплата картой онлайн не снимает вопрос чека: как фискализировать заказы, оплаченные через меню, решает ваш бухгалтер. Что входит в каждый тариф, указано на странице тарифов.
Частые вопросы
Нужна ли кафе касса онлайн, если гости платят только картой?
Да. Оплата картой не отменяет фискального чека, продажа потребителю фиксируется в кассе онлайн. Карта — способ оплаты, а не замена кассы.
С какого числа кафе выставляет счета в KSeF?
Для большинства заведений — с 1 апреля 2026 года. С 1 января 2027 года подключаются только фирмы с продажами до 10 тыс. зл. в месяц, а принимать счета от поставщиков через KSeF все обязаны с 1 февраля 2026 года.
Нужно ли выписывать счёт к чеку с NIP до 450 зл.?
До конца 2026 года нет: такой чек сам является упрощённым счётом, а второй документ задвоит продажу. С 2027 года правило меняется, порядок стоит заранее согласовать с бухгалтером.
Может ли WMenu заменить кассу?
Нет. WMenu не печатает фискальные чеки и не выставляет счета. Он работает рядом с кассой: меню, заказы, брони и себестоимость.
