Reservas online para restaurantes — sin coste por mesa

El cliente abre el menú QR desde la mesa, desde la ficha de Google o desde el enlace de Instagram y pulsa «Reservar mesa». El calendario muestra por defecto 30 días hacia delante. Elige el día, una franja de 30 minutos y hasta 12 personas, y deja su nombre con teléfono o e-mail. Sin crear cuenta, en menos de un minuto.

La confirmación y cualquier cambio llegan por e-mail, y el mensaje incluye un enlace para cancelar. El cliente que no puede venir cancela él mismo, sin llamar al local, y la hora vuelve a estar libre. La primera hora reservable es, por defecto, 2 horas desde ahora: nadie reserva una mesa para dentro de un cuarto de hora mientras la cocina acaba de recibir quince comandas.

La carta no cambia. Sigue siendo el mismo menú QR que tus clientes conocen, con un botón más. No necesitas un segundo código ni una página aparte para reservar.

Seis ajustes deciden si el calendario trabaja a tu favor o en tu contra: cada cuántos minutos se ve una hora libre, cuánto dura la mesa, con cuánta antelación se puede reservar, cuántos días abre el calendario, cuál es el grupo máximo y cuántas plazas caben en una franja. Los valores por defecto son 30 minutos, 90 minutos, 2 horas, 30 días y 12 personas. Un bistró de rotación rápida pondrá 60 minutos de mesa; un restaurante con menú degustación, más bien 150.

Las plazas por franja merecen un aviso claro. Cero significa que las plazas no se cuentan: el calendario acepta cualquier reserva, también la que llega cuando la sala ya está llena. En la primera semana viene bien, porque quieres ver cómo reservan los clientes. Para un sábado por la noche, pon el número real de plazas. Si no, el overbooking te lo haces tú mismo.

La mesa se asigna al sentar al grupo, no al reservar. Un grupo de seis recibe la mesa que está libre en ese momento, no la que alguien apuntó hace una semana.

En un local sin reservas, o después de la última hora libre, los clientes se quedan en la entrada preguntando «¿cuánto falta?». La lista de espera de WMenu funciona con el mismo código QR: el cliente lo escanea en la puerta, indica cuántos son y ve en el móvil cuántos grupos tiene delante. Puede salir diez minutos en vez de bloquear el paso.

El personal ve la lista en el panel y va sentando a los grupos por orden. La lista de espera no sustituye a las reservas en un restaurante donde la gente planea la visita con una semana de antelación. Rinde donde el público entra de la calle: una pizzería, un ramen o una cafetería un sábado a mediodía.

Un grupo que no aparece cuesta lo que factura la mesa que bloqueó. En el plan PRO fijas un importe por persona, un número mínimo de comensales a partir del cual se exige la garantía (0 significa cualquier reserva) o fechas concretas: Nochevieja, San Valentín, la cena de empresa. Y las horas de cancelación gratuita, por ejemplo 24.

El cliente guarda la tarjeta a través de Stripe Checkout. En el momento de reservar no se cobra nada. El cargo ocurre solo cuando marcas la ausencia en el panel o el cliente cancela fuera de plazo. Si sientas al grupo o cancelas tú la reserva, la tarjeta se libera. Una reserva cuya página de tarjeta se quedó a medias libera la plaza a los 40 minutos, así que un formulario sin terminar no bloquea la sala.

La garantía con tarjeta sirve para grupos y fechas punta, no para el día a día. En un local pequeño donde la gente reserva mesa para dos un martes, pedir la tarjeta cuesta más reservas de las que salva. Exígela a partir de 6 personas y en los días en que la sala se llena de todos modos.

El efecto lo compruebas en el panel: la estadística de no-shows de los últimos 30 días muestra reservas que llegaron a su fecha, sentadas, ausencias, porcentaje de no-show, plazas perdidas y garantías cobradas. Cómo queda el plan PRO frente a los demás lo ves en la página de precios.

El evento lo creas en el panel: fecha, precio por plaza, número de plazas, máximo por pedido y cierre de la venta. El cliente paga por Stripe antes de abrir, recibe la entrada por e-mail y tú ves la lista de compradores. Una Nochevieja de 60 plazas a 90 € está vendida antes de que nadie haga una transferencia.

La devolución de una entrada la haces en el panel de Stripe, no en WMenu. Para la garantía con tarjeta y los eventos necesitas una cuenta de Stripe conectada; sin ella funcionan las reservas y la lista de espera.

Reservas, lista de espera, garantía con tarjeta, estadística de no-shows y eventos entran en el plan PRO: 45 € netos al mes, o 36 € al mes con pago anual (432 €). El plan STANDARD de 29 € no los incluye, y el PREMIUM de 59 € añade encima los pedidos online. Por la reserva en sí no pagas nunca, tanto si aceptas 20 como 600 al mes.

Las plataformas de reservas cuentan de otra manera: una tarifa fija por cada reserva procesada (las reseñas del sector sobre CoverManager citan alrededor de 1,50 €) o un porcentaje de la cuenta, al estilo de TheFork. A 1,50 € por reserva, la cuota PRO se amortiza a partir de unas 30 reservas al mes. Un local con un puñado de reservas al mes paga menos por unidad, y para ese local la cuota es la elección equivocada.

Cuánto cuesta un porcentaje de la cuenta con tu volumen lo calculas en la calculadora de comisiones.